Как се пише email: 10 златни правила

За начало – знам, че „email“ се пише „имейл“… но ми е малко „уиърд“ да пиша неща като „имейл“, „си-ди“ и „айфон“ на кирилица, колкото и да си обичам родната азбука. Затова – email.

Знам, че писането на email звучи като нещо лесно. Но получавам десетки, понякога стотици email съобщения на ден. И много често се сблъсквам с неопитност при тяхното писане. Най-лесно ще е да обясня с един примерен email, който ще се опитам да направя достатъчно добър след серия колекции. Ето го и него, като имената са сменени и измислени (ако има някаква прилика, тя наистина е случайна), но съдържанието и форматът са взети от реална кореспонденция:

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)
To: Miroslava, ninja_2000, Petya, Petya, Violeta, vi308, Stiliyan, stilianm, Ivaylo, Ivo, Milen, оvcharov, Atanas, danail, Maria, Marieta (и още 200 души)
Subject: ЗДРАВЕЙТЕ!

Здравейте, нови и не толкова нови приятели 🙂 и колеги. За тези от вас, които не ме познават лично, казвам се Елена Сайдерова и замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 02 юни, поради това, че тя е болна от бактериална вагиноза и отиде при майка си в Пазарджик, където ще си почива от всички нас 🙂
Във връзка с това, искам да ви съобщя, че няма да провеждаме обещаните курсове на тема „Селфита и социални мрежи“, както във вашия град, така и в 5 други населени места, както и курсовете „Как да сме в топ 10 в YouTube и VBOX“ и „Изкуството да ходим боси“. Това ще се опитаме да направим през първата половина на м. септември (ако не ни мине пак котка път), или в началото на м.октомври. Освен това, само информативно, разбира се, аз ще бъде в отпуск от 29 януари до 09 февруари вкл. Ще видя как се справят в Западна Европа с кризата и тежката зима… :). Тези от вас, които не могат да дойдат на курсовете през септември или искат да им се върнат парите, както и ако на някой му притрябва документация, командировъчна заповед, подпис, печат … сори, ще почака някой и друг ден. Желая на всички ползотворно и много релаксиращо прекарване на зимно-пролетните дни :)!
Освен това от 01.09.2016 г. започна издаването на списание „Селфи“, което се издава ежемесечно, на всяко 1-во число на месеца и предоставя възможност на авторите за възможно най-бързо публикуване на материалите при представяне на статията до 20-то число на текущия месец, след като се изпрати формуляр на български или английски език, в който да попълни три имена, ЕГН, домашен адрес, адрес по месторабота, адрес за кореспонденция, домашен, мобилен, служебен телефон, заглавие на статията, кратък абстракт и представи пълния текст на статията в уърдски файл на не повече от 4 страници, Arial 10pt, като фигурите трябва да са в italic 8pt.
Пожелавам ви да си стоите на топло през студените януарски и февруарски дни.
Всеки, който иска да ме намери, знае как и къде да го направи, имате ми телефонните номера, само недейте да звъните, докато съм в отпуск, както ви писах по-горе.

С най-сърдечни и топли благопожелания,
Ваша Елена Сайдерова!

Атанасе, всичко това се отнася и до теб 🙂 . А за м.март – отсега си мисли кога си свободен и за кои дни ще идваш насам, но считано между 10 и 16 март и в никакъв случай от 18 до 30 март – пак ще ходя надалече, но този път на юг :).

Ето и какво очаквам да виждам в един мейл.

1. Кой си ти?

Адресът sexybaby66@dirtysexybitches.com може да е супер на сайт за запознанства, но изобщо не е подходящ за бизнес-кореспонденция или кандидатстване за работа. Ако се казвам Елена Сайдерова и работя във „Фирма“ ООД, очаквам email-адресът ми да е нещо тип: elena.sayderova@firma.com, e.sayderova@firma-ood.bg или (ако фирмата няма собствен домейн и се ползва обществен мейл, да е) elena.sayderova@gmail.com, а още по-добре elena.firma.ood@gmail.com… При всички случаи, ако адресът ви започва със sexybaby…, ще трябва да си направите нов. Затова:

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)

става

From: Елена Сайдерова (elena.sayderova@gmail.com)

2. Накарай ме да разбера за какво е този мейл без да го отварям!

Добрият email трябва да има заглавие, от което да разбирам за какво става въпрос, без да го отварям… например:

  • Покана за участие в семинар на тема „Уиски и фъстъци“;
  • Peter Sabev’s CV – кандидат за QA мениджър;
  • Молба за записване като доброволец във фондация „Приятелска подкрепа“.

Ако кръстите горните документи просто „покана“, CV и „молба“, след 2 седмици ще ви е ужасно трудно да ги откриете… както и на хората, на които пишете.

Ето защо и нашият

Subject: ЗДРАВЕЙТЕ!

става

Subject: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

В случая разбираме за какво става въпрос без да отваряме писмото, а удивителната в края ни подсказва, че е нещо важно. Дори е добре да сложим „ВАЖНО“ отпред, ако наистина говорим за нещо, свързано с пътуване:

Subject: ВАЖНО: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

3. Искам кратък email!

Да видим първия абзац:

Здравейте, нови и не толкова нови приятели 🙂 и колеги. За тези от вас, които не ме познават лично, казвам се Елена Сайдерова и замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 02 юни, поради това, че тя е болна от бактериална вагиноза и отиде при майка си в Пазарджик, където ще си почива от всички нас 🙂

Добре, първо не е добре да разкриваме тайни от живота на колежката ни Мариета, като например нейната бактериална вагиноза и живеещата ѝ в Пазарджик майка. Няма нужда да се опитвате да звучите забавно, особено пред непознати, особено пък в бизнес-кореспонденция. От горното ни интересува само:

замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни

Продължаваме с втория абзац:

Във връзка с това, искам да ви съобщя, че няма да провеждаме обещаните курсове на тема „Селфита и социални мрежи“, както във вашия град, така и в 5 други населени места, както и курсовете „Как да сме в топ 10 в YouTube и VBOX“ и „Изкуството да ходим боси“. Това ще се опитаме да направим през първата половина на м. септември (ако не ни мине пак котка път), или в началото на м.октомври.

Интересува ли го човекът всичко, което сте планували и направили? Не. Хората се интересуват само от курса „Селфита и социални мрежи“, само в техния град. Тоест важното тук е:

Курсът на тема „Селфита и социални мрежи“ няма да се проведе в планирания период и се отлага за есента.

Не знаем дали ще е през септември или октомври, така че обобщаваме с „есента“…

Третият абзац гласи:

Освен това, само информативно, разбира се, аз ще бъде в отпуск от 29 януари до 09 февруари вкл. Ще видя как се справят в Западна Европа с кризата и тежката зима… :). Тези от вас, които не могат да дойдат на курсовете през септември или искат да им се върнат парите, както и ако на някой му притрябва документация, командировъчна заповед, подпис, печат … сори, ще почака някой и друг ден. Желая на всички ползотворно и много релаксиращо прекарване на зимно-пролетните дни :)!

Честно, интересува ли ме къде точно ще бъдеш, дали си си взела отпуск, колко съжаляваш… Интересува ме само това:

В случай, че не можете да дойдете на курса през септември, желаете да Ви се върнат парите или имате нужда от допълнителна информация, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари.

Последният абзац е:

Освен това от 01.09.2016 г. започна издаването на списание „Селфи“, което се издава ежемесечно, на всяко 1-во число на месеца и предоставя възможност на авторите за възможно най-бързо публикуване на материалите при представяне на статията до 20-то число на текущия месец, след като се изпрати формуляр на български или английски език, в който да попълне три имена, ЕГН, домашен адрес, адрес по месторабота, адрес за кореспонденция, домашен, мобилен, служебен телефон, заглавие на статията, кратък абстракт и представи пълния текст на статията в уърдски файл на не повече от 4 страници, Arial 10pt, като фигурите трябва да са в italic 8pt.

Няма никакъв смисъл да се пишат десетки подробности за нещо, което не се знае доколко ме интересува. В този случай е добре просто да се прикачи формуляр, за да се избегнат грешки. Вариант е да се прати отделен email или да се отдели кратък абзац:

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“, в което имате възможност да публикувате Ваши материали. Подробности ще намерите в прикачения файл.

А най-хубаво е да качите формуляра на Вашия сайт и да дадете линк. Така, ако има промени, можете да ги направите на едно място, вместо да пращате десетки мейли отново, а и няма да пълните пощенските кутии на хората с излишни файлове.

Подробности ще намерите тук: www.firma.com/formuliar.doc

Подписът също има нужда от подобрение, но засега ще го оставим така и ще коригираме малко по-надолу…

4. Персонализация и деперсонализация

Да видим какво постигнахме до момента:

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)
To: Miroslava, ninja_2000, Petya, Petya, Violeta, vi308, Stiliyan, stilianm, Ivaylo, Ivo, Milen, оvcharov, Atanas, danail, Maria, Marieta (и още 200 души)
Subject: ВАЖНО: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

Здравейте!

Замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни и бих искала да Ви уведомя за няколко важни неща: 

Курсът на тема „Селфита и социални мрежи“ няма да се проведе в планирания период и се отлага за есента.

В случай, че не можете да дойдете на курса през септември, желаете да Ви се върнат парите или имате нужда от допълнителна информация, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари.

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“, в което имате възможност да публикувате Ваши материали. Подробности ще намерите тук:

www.firma.com/formuliar.doc

С най-сърдечни и топли благопожелания,
Ваша Мариета Лапнишаранова!

P.S. Атанасе, всичко това се отнася и до теб 🙂 . А за м.март – отсега си мисли кога си свободен и за кои дни ще идваш насам, но считано между 10 и 16 март и в никакъв случай от 18 до 30 март – пак ще ходя надалече, но този път на юг :).

Доста понамалихме обема, но имаме проблем – това писмо е пратено до десетки хора, които дори си виждат адресите един на друг. Хубаво е в този случай email-адресите да се въведат вместо в „To:“ с „Bcc:“, особено когато става въпрос за конфиденциална информация. Наскоро служител на клиника по сексуално здраве в Лондон изпраща email до 780 пациенти, заразени с HIV, като по този начин разкри лична информация за тяхното здраве. Клиниката беше глобена с £180000. Затова – пращате ли до много хора, Bcc. Отговаряте ли на хора – Reply To All вместо Reply в повечето случаи.

Ако имаме време, много по-добре е да изпратим отделен, персонализиран мейл до всеки. Задължително трябва да го направите в писмото си до Атанас – така няма да се наложи всички да четат послеписа, който сте му оставили. А за останалите, особено ако се познавате лично и градите важни взаимоотношения, е добре да вкарате по един ред, например:

  • Надявам се, че си отпочинал добре на морето.
  • Какво ново в Брюксел? Чувам, че ще има голям симпозиум по твоята специалност.
  • Как е новата кола? Пробва ли я вече на дълъг път
  • Разбрах, че си се омъжила наскоро. Пожелавам ти всичко най-хубаво в семейния живот. А сега – по работа…

И все пак не трябва да е прекалено лично. В тази връзка „Иван ми каза, че най-накрая си оперирал онази гадна брадавица…“ не е добър старт на email. А ако не познавате човека лично, най-добре пропуснете персонализирането. И – намалете броя на емотиконките 🙂 Наистина 😉 Моля ви! 😮 За такива неща се ползва чат 😛 Email-ът си е официално нещо 😐

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)
To: Miroslava
Subject: ВАЖНО: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

Здравейте, Мирослава!

Замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни и бих искала да Ви уведомя за няколко важни неща: 

Курсът на тема „Селфита и социални мрежи“ няма да се проведе в планирания период и се отлага за есента.

В случай, че не можете да дойдете на курса през септември, желаете да Ви се върнат парите или имате нужда от допълнителна информация, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари.

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“, в което имате възможност да публикувате Ваши материали.  Подробности ще намерите тук:

www.firma.com/formuliar.doc

С най-сърдечни и топли благопожелания,
Ваша Мариета Лапнишаранова!

5. Кажи ми какво се иска от мен

Повечето от нас четат email съобщенията си по две причини:

  • важна информация, която трябва да науча;
  • действия, които се изискват от мен.

Ето тези два абзаца в момента описват какво трябва да направим:

В случай, че не можете да дойдете на курса през септември…

От 01.09.2016 г. започна издаването…

Нека да го опишем по-ясно:

  • Ако МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през септември, не е необходимо да правите каквото и да било. Ще получите допълнителна информация около месец преди събитието.
  • Ако НЕ МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през септември, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари, за да уточним връщането на парите.

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“. Ако желаете да публикувате Ваши материали, моля вижте www.firma.com/formuliar.doc.

Малка разлика, но значима.

6. Не забравяй прикачените файлове…

Много често се случва да кажеш, че ще прикачиш нещо, а да забравиш прикачените документи. Не е приятно! Но ако все пак се случи, просто прати втори мейл с прикачения файл. Не е нужно да се извиняваш, достатъчно е просто да напишеш „Ето и прикачения файл…“

7. Подпиши се като хората!

Няма нужда служебен email да звучи като любовно писмо:

С най-сърдечни и топли благопожелания,
Ваша Мариета Лапнишаранова!

Достатъчно е:

Поздрави,
Мариета Лапнишаранова

Много по-важно е да знам каква е длъжността на човека и как да се свържа с него. Това удължава мейла, но пък ако трябва да се чуем по телефон, да изпратя писмо или нещо друго, е изключително удобна опция. Не е хубаво да се закачат картинки в подписа, защото често излизат като прикачени файлове и се виждат доста зле на някои клиенти.

В края на краищата, очаквам да видя нещо такова:

Поздрави,
Елена Сайдерова
Старши експерт
Отдел „Връзка с клиенти“
_____________________________________
„Фирма“ ООД
София 1000, ул. „Баничка със сирене“ 13
www.firma.com

Тел. +359 2 112 113
Моб. +359 88 812 3456
Skype: elena.sayderova

Дали да има Viber, WhatsApp, Twitter, LinkedIn, Facebook (лични или на компанията), БУЛСТАТ, банкови сметки, слогани и т. н. зависи много от получателя, политиката, общия бизнес с контрагента и това какви канали за комуникация предпочитате. А това, че подписът е станал дълъг не е проблем, тъй като хората, свикнали да четат мейли, ще спрат още на „Поздрави“.

8. Всичко, което пишеш, ще се използва срещу теб.

Нека видим как изглеждат нещата до тук:

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)
To: Miroslava
Subject: ВАЖНО: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

Здравейте, Мирослава!

Замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни и бих искала да Ви уведомя за няколко важни неща: 

Курсът на тема „Селфита и социални мрежи“ няма да се проведе в планирания период и се отлага за есента.

  • Ако МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през септември, не е необходимо да правите каквото и да било. Ще получите допълнителна информация около месец преди събитието.
  • Ако НЕ МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през септември, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари, за да уточним връщането на парите.

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“. Ако желаете да публикувате Ваши материали, моля вижте www.firma.com/formuliar.doc.

Поздрави,
Елена Сайдерова
Старши експерт
Отдел „Връзка с клиенти“
_____________________________________
„Фирма“ ООД
София 1000, ул. „Баничка със сирене“ 13
www.firma.com

Тел. +359 2 112 113
Моб. +359 88 812 3456
Skype: elena.sayderova

Прочетете съобщението отново. Всичко е написано черно на бяло, то си е почти като да подпишеш договор. Помислете:

  • Наистина ли курсът няма да се проведе? Проверих ли всички възможности?
  • Наистина ли ще върнем парите на участниците, които не могат да дойдат тогава? Съгласувано ли е с ръководството?
  • Наистина ли не се изисква потвърждение, че участникът ще дойде на курса? Ами ако не си е прочел мейлът? Може би е добре просто да отговори с едно „ОК“. Така ще може да се свържете допълнително с хората, от които не сте получили отговор, за да видите дали са разбрали, че курс няма да има… Ето нещо, което трябва да променим.
  • Наистина ли курсът е през септември? Ами не – може да се отложи и за октомври. По-добре да го променим и в „Ако“-тата.
  • Наистина ли на 1 септември излиза списание „Селфи“? и т. н.

След това просто правим следните промени:

  • Ако МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през есента, отговорете на този email с „OK“ до 28 февруари. Ще получите допълнителна информация около месец преди събитието.

9. Най-важното да е най-отгоре

Откъде започвате да четете едно писмо? От началото, нали? Ето защо най-важното трябва да е най-отгоре. Абзацът за заместването е по-малко важен от този за отлагането на курса, така че го слагаме най-отзад и леко го променяме:

Замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни и съм на разположение при допълнителни въпроси от Ваша страна.

10. Направи го да изглежда още по-кратък.

Никой не обича да чете дълги email съобщения. Но с правилно форматиране, разделяне на абзаци, удебеляване на важните неща и др. можете да създадете впечатление, че мейлът е по-кратък, въпреки че количеството текст е същото. Използвайте ненаклонен Sans Serif-базиран шрифт (Verdana, Calibri или Arial). Вижте колко по-бързо се чете така:

From: Елена Сайдерова (sexybaby66@dirtysexybitches.com)
To: Miroslava
Subject: ВАЖНО: Курсът „Селфита и социални мрежи“ се отлага!

Здравейте, Мирослава!

Курсът на тема „Селфита и социални мрежи“ няма да се проведе в планирания период и се отлага за есента.

• Ако МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ на курса през есента, отговорете на този email с „OK“ до 28 февруари. Ще получите допълнителна информация около месец преди събитието.

• Ако НЕ МОЖЕТЕ ДА ДОЙДЕТЕ, моля да се свържете с мен преди 28 януари или след 10 февруари, за да уточним връщането на парите.

От 01.09.2016 г. започна издаването на ежемесечното списание „Селфи“. Ако желаете да публикувате Ваши материали, моля вижте www.firma.com/formuliar.doc.

Замествам колежката Мариета Лапнишаранова от 2 юни и съм на разположение при допълнителни въпроси от Ваша страна.

Поздрави,
Елена Сайдерова
Старши експерт
Отдел „Връзка с клиенти“
_____________________________________
„Фирма“ ООД
София 1000, ул. „Баничка със сирене“ 13
www.firma.com

Тел. +359 2 112 113
Моб. +359 88 812 3456
Skype: elena.sayderova

Може да сравните крайния резултат със стената безсмислен текст в началото и ще разберете защо написах тази публикация… А ако Вие имате други идеи, споделете ги в коментар.

How to Lose Your Instagram Account in 10 Seconds

(Scroll down for the story in English)

Имаше едно филмче How to Lose a Guy in 10 Days… Е, моята история е за това как изгубих моят Instagram акаунт за броени секунди. Накратко:

Купих си нов смартфон, инсталирах си Instagram, заедно с още десетки приложения. Логнах се, получих потвърждение по мейл, кликнах линка…

О, не!!! Кликнах линка…

email

А се мислех за опитен потребител… Едва след като го щракнах видях, че пишело „If this is not your account you can remove your email…“

Никакъв въпрос „Are you sure“, директно ми махна мейла и никаква възможност за възстановяване. Три месеца писане със support и в крайна сметка нищо:

2016-10-18-15_58_46-https___www-instagram-com_integrity_checkpoint_checkpoint_logged_out_main_380466

„If you’ve forgotten your password and lost access to your email account, we’re unable to release the Instagram account to you. This includes accounts registered with mistyped email addresses.

We understand this can be frustrating, but this policy is meant to make sure Instagram accounts don’t fall into the wrong hands.“

Ето защо няма да ползвам Instagram повече. Още се чудя как е възможно да имаш една от най-големите социални мрежи и да си направиш процеса така, че да е възможно да изгубиш цял потребителски акаунт с един-единствен click, при това на мейл като този горе…

Ето ви чудесен пример за лошо usability, лошо тестване и отвратителен UX. И понеже вярвам, че трябва да я има и на английски…

ENGLISH:

There was a movie title How to Lose a Guy in 10 Days… Well, here is my story about how I lost my Instagram account in less than 10 seconds. In short, I bought a new smartphone, installed Instagram along with dozens of other applications. Started the app, login, confirmation email, click on the link …

email

Oh, no, I clicked on the link… And I thought of myself as of an experienced user.

Soon after I clicked it and I got message that my email address is removed from my account name, I saw that the link actually read „If this is not your account you can remove your email …“

No questions „Are you sure?“, it directly removed the email from my account and any possibility of recovery. Three months writing to their support lead to ultimately nothing:

2016-10-18-15_58_46-https___www-instagram-com_integrity_checkpoint_checkpoint_logged_out_main_380466

„If you’ve forgotten your password and lost access to your email account, we’re unable to release the Instagram account to you. This includes accounts registered with mistyped email addresses.

We understand this can be frustrating, but this policy is meant to make sure Instagram accounts don’t fall into the wrong hands.“

So here is a reason why I am not using Instagram anymore. I still wonder how it is possible to have one of the largest social networks in the world and to make the process so dumb that it is possible to lose your entire user account with a single click, from a notification mail like the one on the picture above…

So, here it is – a great example of bad usability, bad testing and disgusting UX!

Цени на билети за градски транспорт и минимална работна заплата през последните 15 години

Тази публикация е провокирана от повишаването на цените на билетите за градски транспорт с 60% и една публикация, която твърди, че през 1989 г. при минимална работна заплата от 140 лв. и 6 ст./билетче е можело да си купим 2333 билетчета, а сега те са едва 262 при сегашната минимална работна заплата от 420 лева.

Ясно е, че тогава цените са нереални, през 1990-те е мътно да се проследи кое кога какво поради хиперинфлация и деноминация, но за последните 15 години графиката изглежда така:

bileti-zaplata

В крайна сметка, броят билети, които могат да се купят с една заплата е сравнително постоянен – около 270 билета. Най-добре беше досега – 380 билета през 2015 г., най-зле през 2003 и 2008 – 220 г.

prices-tickets-sofia

Цената на билетите обаче никога не е била увеличавана с цели 60% (и личното ми мнение е, че това е най-големият проблем и причина за недоволство сред хората). Като изключим сегашното увеличение, най-голямото е било с 43% – от 70 ст. на 1 лев.

Освен това, политиката на билетите трябва да се промени изцяло – билет за време, както предложиха от сдружението Спаси София, безплатен превоз на велосипед и багаж, гъвкави възможности при картите за многократно пътуване…

Цените и заплатите растат експоненциално, така че ако математиката се запази, нещата през 2021 г. ще изглеждат така:

  • 750 лв. минимална заплата;
  • 2,40 лв. цена на единичен билет за градски транспорт;
  • 312 билета, които да си купиш с минимална заплата.

Да видим…